Productivity with Notion : My Task List

Vue d'ensemble

Pour mettre un peu de contexte, je suis un Développeur et Data Scientist. Les méthodes que j’utilise ont de forts liens avec ma formation. Le fondement même de ma réflexion sur ma productivité repose en bonne partie sur des acquis théoriques et pratiques en rapport avec ma profession en plus de quelques astuces que j’ai apprises ça et là.

À l’heure actuelle, j’utilise Google Calendar (et son intégration avec l’application Calendar d’Apple), Notion et l’application Rappels d’Apple. Si vous ne connaissez pas Notion, c’est outil de productivité très flexible avec lequel on peut réaliser beaucoup de choses. Il offre de nombreuses fonctionnalités très utiles et surtout ce que j’apprécie le plus, c’est à quel point l’espace est personnalisable. Grâce à Notion j’ai donc pu créer mon propre outil de gestion de tâches, et de moniteur de performances que je vais présenter ci-après.

My Task List

C’est un outil que j’ai conçu sur Notion. Comme son nom l’indique, je m’en sers comme outil de gestion de tâches. C’est un peu une fusion de beaucoup de techniques et méthodes connues auxquelles j’ai rajouté une petite touche personnelle pour répondre à mes besoins spécifiques. On retrouvera dedans des notions de Kanban, de Lean, de méthodes agiles etc. Pour rester efficace et donc perdre le moins de temps possible, j’ai un certain nombre de règles que je respecte en plus de la structure de la rédaction d’une tâche.

Performance Monitor

Les tâches que je crée dans My Task List sont décrites par plusieurs propriétés que je renseigne ou que je calcule pour me permettre de faire des statistiques et mesurer ma performance. Ces données recueillies me permettent d’analyser mon attitude et ma performance de plusieurs manières. Ces conclusions recoupées me permettent d’avoir une meilleure vue sur mes tendances (livraison d’un travail à temps, niveaux de procrastination, etc.), sur l’évolution de la charge (professionnelle et personnelle) que je peux supporter par semaine ou par mois, sur le type de tâche ou l’aspect de ma vie qui m’a pris le plus de temps ou qui a nécessité le plus d’effort, ou qui a généré le plus de valeur pour moi et beaucoup d’autres réponses à des questions similaires.

💡 La Deadline Deviation est la différence en heures entre la date de fin réelle et la date limite de la tâche. L'objectif est de se rapprocher le plus possible de 0. S'il s'écarte négativement de 0, cela signifie que trop de temps est alloué à la tâche. S'il s'écarte positivement de 0, cela signifie que trop peu de temps est alloué à la tâche

💡 La Duration est la différence entre la date de début réelle et la date de fin réelle, exprimée en heures.

💡 Le Lead Time est la différence en heures entre la date de création et la date de début réelle, ce qui indique la rapidité avec laquelle les tâches sont lancées une fois qu'elles sont créées. Nous voulons minimiser cet indicateur.

💡 Le Time Allocation Efficiency Ratio est une mesure qui permet de savoir dans quelle mesure la tâche a été accomplie dans le délai effectif initialement prévu. L'objectif est de se rapprocher le plus possible de la valeur 1. Un écart négatif par rapport à 1 signifie que j'ai consacré trop de temps à la tâche et un écart positif par rapport à 1 signifie que j'ai consacré trop peu de temps à la tâche. En fait, cette mesure reflète ma capacité à allouer des ressources temporelles à mes tâches.

💡 The SP Analysis view me permet d'effectuer une analyse à l'aide de Story Points, qui servent d'indicateurs reflétant la combinaison du temps nécessaire à l'exécution d'une tâche et de sa complexité.

💡 The VP Analysis view me permet d'effectuer une analyse à l'aide des points de valeur, qui servent d'indicateurs reflétant la valeur qu'une tâche crée pour moi.

💡 The TEI (Time Efficiency Index) prend en compte de multiples facteurs tels que la durée de la tâche, l'efficacité de la répartition du temps, l'écart par rapport à l'échéance et le délai d'exécution. Un bon TEI reflète des tâches accomplies efficacement dans le temps imparti, avec des écarts minimes par rapport au délai d'exécution et à l'échéance, tandis qu'un mauvais TEI peut indiquer une allocation excessive du temps, des retards et un délai d'exécution plus long. L'objectif est d'obtenir un TEI plus élevé, suggérant une efficacité optimale dans l'accomplissement des tâches, où la durée s'aligne sur le temps alloué et où les écarts de délai et d'échéance sont minimisés.

Google Calendar

Certaines tâches vont nécessiter que je les mette en évidence sur mon agenda du fait de leur urgence et/ou importance, de leur caractère collaboratif (visioconférence, ou appel) ou de leur caractère répétitif (rituels). Elle me permets aussi d’avoir une représentation visuelle de ce à quoi ressemble mon temps pour pouvoir determiner si j’ai de la bande passante pour faire une tâche ou prévoir du temps libre. Aujourd’hui Notion a son propre calendrier : Notion Calendar. Une migration est envisagée mais il reste à déterminer l’impact ou la valeur ajoutée d’une telle transition. L’objectif étant que cette organisation soit la moins chronophage possible. Et pour ceux d’entre vous qui se sont posés la question, je vous rassure elle ne l’est pas.

J’utilise cette application pour faire des listes de rappels très rapidement. Quand je pense à faire quelque chose alors que je suis en rush, je le note de manière non structurée dans cette application Rappels de mon téléphone et ça me permets de libérer mon cerveau du fardeau que représente la tâche de se le remémorer jusqu’au début de son exécution pour ne pas l’oublier. De ce fait, je ne perds pas de temps quand je fonctionne durant la journée. Vous me demanderez alors quand est ce que je le trouve le temps d’alimenter My Task List. Très bonne question. Je le fais sous forme de rituel. Je bloque du temps, une fois dans la semaine ou j’ajoute à mon backlog toutes les tâches que je trouve pertinent de débuter dans cette semaine. Une fois que c’est fait, je les coche comme complété dans l’application Rappels, et le reste des rappels qui n’ont pas été transférés dans My Task List restent dans l’application jusqu’au prochain rituel ou un nouvel arbitrage déterminera s’il faut que les rajouter à ma Task List ou pas.

Apple’s Reminders app